Spreker Inhuren: Wat Zijn de Do's en Don'ts?

Geplaatst op 29-07-2024

Een spreker inhuren kan een evenement naar een hoger niveau tillen, maar het is belangrijk om het proces zorgvuldig aan te pakken. Er zijn een aantal do's en don'ts die je in gedachten moet houden om ervoor te zorgen dat je de juiste keuze maakt en dat de samenwerking soepel verloopt.

Do's

1. Wees Duidelijk over Verwachtingen:
Zorg ervoor dat je duidelijk communiceert wat je verwacht van de spreker. Dit omvat het thema van de presentatie, de doelgroep, en de gewenste toon. Hoe beter de spreker begrijpt wat je zoekt, hoe beter hij of zij de presentatie kan afstemmen op jouw evenement.

2. Doe Grondig Onderzoek:
Kijk naar eerdere presentaties, recensies en aanbevelingen om een goed beeld te krijgen van de stijl en het vermogen van de spreker. Dit helpt bij het maken van een weloverwogen keuze.

3. Maak Duidelijke Afspraken:
Leg alle afspraken schriftelijk vast, inclusief honorarium, reiskosten, technische vereisten en eventuele extra verplichtingen. Dit voorkomt misverstanden en zorgt ervoor dat beide partijen dezelfde verwachtingen hebben.

4. Bied Ondersteuning:
Zorg dat de spreker alle benodigde middelen heeft om een succesvolle presentatie te geven. Dit kan variëren van technische ondersteuning tot het verstrekken van relevante achtergrondinformatie over de deelnemers.

5. Vraag om Feedback:
Na het evenement is het nuttig om feedback te vragen aan zowel de spreker als de deelnemers. Dit biedt waardevolle inzichten voor toekomstige evenementen en helpt je om continu te verbeteren.

Don'ts

1. Laat Dingen Niet op het Laatste Moment:
Wacht niet te lang met het vastleggen van een spreker. Populaire sprekers hebben vaak een volle agenda, dus hoe eerder je begint, hoe beter. Last-minute boekingen kunnen bovendien duurder zijn.

2. Verwaarloos de Betalingsvoorwaarden:
Maak duidelijke afspraken over de betalingsvoorwaarden en zorg dat je je hieraan houdt. Sprekers waarderen professionaliteit en duidelijke communicatie omtrent betalingen.

3. Vergeet de Technische Details Niet:
Neem niet aan dat de spreker altijd zelf alle technische apparatuur meeneemt of precies weet hoe de locatie is uitgerust. Bespreek van tevoren de technische eisen en zorg dat alles aanwezig en getest is.

4. Negeer de Behoeften van de Spreker:
Houd rekening met de comfort en behoeften van de spreker. Dit omvat zaken als dieetwensen, rusttijden en reisarrangementen. Een tevreden spreker is vaak meer gemotiveerd en betrokken.

5. Verwacht Geen Vrijwillige Extra's:
Sprekers worden vaak gevraagd voor extra taken, zoals netwerkborrels of paneldiscussies. Dit kan waardevol zijn, maar verwacht niet dat ze dit zonder extra vergoeding doen, tenzij dit duidelijk is afgesproken.

Conclusie

Het succesvol inhuren van een spreker vereist aandacht voor detail, duidelijke communicatie en respect voor wederzijdse verwachtingen. Door de bovenstaande do's en don'ts in acht te nemen, kun je ervoor zorgen dat zowel jij als de spreker een positieve ervaring hebben en dat je evenement een succes wordt.

Bron: www.marcwoods.nl